Đơn vị/bộ phận: Phòng Hành chính
Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến hết sáng thứ Bẩy hàng tuần và theo quy định công ty.
Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính/ Trưởng nhóm Hành chính
CHỨC NĂNG
- Tham mưu giúp việc cho Trưởng phòng Hành chính, Ban lãnh đạo công ty trong các hoạt động liên quan đến công tác mua hàng, tìm kiếm đánh giá NCC.
NHIỆM VỤ
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban, hệ thống chi nhánh/trung tâm trong Công ty;
- Tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán các điều khoản với NCC đảm bảo công tác mua hàng thực hiện đúng tiến độ, chất lượng và tối ưu chi phí bao gồm: VPP, Công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao, vật phẩm MKT, bao bì, nhãn mác, văn phòng phẩm, trang thiết bị ….
- Theo dõi tiến độ giao hàng cho đến khi hoàn thành thủ tục nhận hàng;
- Làm các thủ tục thanh toán cho các đơn hàng, các thủ tục khiếu nại, yêu cầu đền bù nếu hàng hóa có phát sinh vấn đề chất lượng.
- Kiểm tra, chuẩn bị các chứng từ thanh toán cho các đơn hàng đã mua.
- Xây dựng danh mục nhà cung cấp và lập Bom hàng bao gồm các thông tin: sản phẩm, tiêu chuẩn/thông số kỹ thuật, hình ảnh minh họa, giá cả, thông tin chi tiết NCC (số điện thoại, người liên hệ);
- Cập nhật thường xuyên xu hướng giá cho tất cả các mặt hàng Công ty mua thường xuyên. Kiểm tra xác suất lại giá của NCC đã ký HĐ nguyên tắc với công ty hoặc NCC công ty đã mua nhiều lần so với các NCC khác với cùng sản phẩm và chất lượng hàng hóa, dịch vụ tương đương trên thị trường nhằm đảm bảo giá mua cho công ty được tối ưu.
- Tham gia tìm kiếm, lựa chọn các địa điểm và/hoặc Nhà cung cấp tổ chức các sự kiện cho công ty: Du lịch, Tổng kết, …
- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính/Giám đốc Khối HCNS.
TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN; BÁO CÁO VÀ ỦY QUYỀN
1. Trách nhiệm
a) Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính/Giám đốc Khối HCNS và Ban lãnh đạo Công ty về các nhiệm vụ, công việc được giao.
b) Bảo mật thông tin về chế độ chính sách; các quy chế; quy định của Công ty.
c) Đóng góp ý kiến và cải tiến chất lượng phù hợp với định hướng phát triển của Công ty;
d) Có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồng đội và trách nhiệm cá nhân.
e) Tuân thủ nội quy lao động, quy chế, quy trình, quy định, hướng dẫn… của Công ty và các quy định của Pháp luật lao động hiện hành.
2. Quyền hạn
a) Có quyền chủ động thực hiện công việc và tự quyết định các vấn đề nằm trong phạm vi trách nhiệm; quyền hạn của mình tuân thủ theo quy định của Công ty.
b) Phối hợp với các phòng, ban; bộ phận liên quan để giải quyết các công việc trong phạm vi, trách nhiệm.
3. Báo cáo
a) Báo cáo ngay vấn đề phát hiện có rủi ro lớn cho Trưởng phòng và Ban lãnh đạo công ty để xin ý kiến chỉ đạo
b) Báo cáo theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính, Giám đốc Khối HCNS và Ban lãnh đạo.
4. Ủy quyền
Khi nghỉ phép phải ủy uyền lại công việc đang thực hiện (cần xử lý ngay) cho nhân viên khác trong phòng theo chỉ định của Trưởng phòng Hành chính để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Bên trong
Quan hệ công việc với tất cả các nhân viên trong phòng và các phòng ban/bộ phận/Trung tâm khác trong hệ thống để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Bên ngoài
Quan hệ với khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng để xử lý, giải quyết công việc thuộc thẩm quyền được giao.
