Mục tiêu: Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp bằng cách vận hành các dịch vụ chăm sóc khách hàng; thu thập và giải quyết các yêu cầu của khách hàng; và tổ chức các sự kiện & tour du lịch cho khách hàng.
Trách nhiệm & nghĩa vụ:
1. Thư ký phòng:
a. Book phòng họp, book xe công tác cho team theo lịch.
b. Theo dõi chấm công hàng tháng
c. Ghi nhận lịch công tác hàng tháng của nội bộ và báo cho HR
d. Trình ký hồ sơ phát sinh theo từng project/ theo yêu cầu từ HOD
e. Gửi thư EMS cho nội bộ và theo dõi hành trình nếu cần
f. Đăng kí Sở Công Thương và theo dõi tiến độ
2. Quà tặng theo từng project:
a. Tìm các options quà tặng phù hợp với ngân sách và gửi cho HOD để review
b. Làm việc nội bộ về số lượng quà cần mua theo chính sách, hoặc theo số lượng đăng kí mua thêm (nếu có)
c. Làm việc với SCD: process triển khai quà (số lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, cách branding logo, ...)
d. Chuẩn bị proposal trình ký duyệt (tổng số lượng, tổng chi phí, mẫu quà cho từng cấp)
e. Theo dõi tiến độ NCC thực hiện và giao hàng
f. Theo dõi số liệu cuối cùng để nghiệm thu với SCD
g. Làm phiếu xuất kho cho bộ phận FA
3. Chuẩn bị hồ sơ/chứng từ:
a. Nhận và kiểm tra hoá đơn (hồ sơ) từ Sales vùng (qua zalo, email, hồ sơ cứng)
b. Theo dõi chi phí và kiểm soát data
c. Cập nhật thông tin khách hàng nếu có thay đổi
d. Làm hồ sơ tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán theo project /event phát sinh
4. Chuẩn bị và tổ chức sự kiện:
a. Chuẩn bị & quản lý logistic cần thiết (bảng tên VIP, băng đeo PGs, các vật dụng liên quan,...)
b. Tìm khách sạn lưu trú cho nội bộ khi tham dự event
c. Tìm nơi ăn uống phù hợp gần địa điểm tổ chức
d. Làm tạm ứng chi phí --> theo dõi hồ sơ để hoàn ứng sau event
e. Làm form ký nhận các chi phí, bàn giao quà trong event
f. Chuẩn bị phiếu thăm (in ấn, đóng dấu,...)
g. Nhận quà & kiểm đếm door gift tại địa chỉ khách sạn làm event
5. Tours
a. Tìm khách sạn, nơi ăn uống phù hợp gần sân bay cho đoàn
b. Tìm quà cho tour (travel kit, souvenir,...) phù hợp theo ngân sách
c. Làm tạm ứng chi phí --> theo dõi hồ sơ để hoàn ứng sau tour
