1 Quản lý văn thư
- Quản lý và đảm bảo việc sử dụng con dấu theo đúng pháp luật và qui định của IVB.
- Quản lý công văn, hồ sơ đi/ đến tại Đơn vị.
- Soạn thảo công văn, thông báo, tờ trình hoặc dịch thuật.
2 Công tác hành chính:
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu từ các phòng ban về vấn đề mua sắm, sửa chữa và thay thế các tài sản, thiết bị, công cụ dụng cụ.
- Chuẩn bị văn phòng phẩm và các vật dụng hằng ngày theo định kỳ.
- Theo dõi các Hợp đồng dịch vụ đã ký và ngày hết hạn của Hợp đồng để gia hạn.
- Theo dõi tình trạng hệ thống báo cháy, báo trộm, hệ thống điện, hệ thống camera, hệ thống điện thoại, hệ thống CNTT cũng như việc bảo trì công cụ, máy móc và thiết bị khác,…
- Quản lý các vật liệu lưu trữ công cụ dụng cụ và thiết bị.
- Thực hiện công tác chuẩn bị cho các buổi hội thảo, họp, hoặc các khóa đào tạo,…
- Những nhiệm vụ khác được phân công bởi Lãnh đạo trực tiếp/ Ban Giám Đốc.
3 Công tác quản lý nhân sự
- Phối hợp triển khai các bước tại quy trình tuyển dụng theo phân công.
- Phổ biến các qui định nội bộ, văn hoá công ty cho nhân viên mới.
- Thực hiện công tác tính lương, thuế TNCN, theo dõi khen thưởng kỷ luật, chính sách phúc lợi khác:
+ Thực hiện các công tác liên quan về tiền lương, thưởng, thuế TNCN chính xác và kịp thời;
+ Kiểm tra/ gửi báo cáo định kỳ về BHXH, BHYT, BHTN đến cơ quan có thẩm quyền theo qui định;
+ Theo dõi việc giải quyết các chế độ người lao động: thai sản và ốm đau, nghỉ hưu, nghỉ việc, tai nạn lao động, phụ cấp thôi việc và kỷ luật giữa IVB & người lao động;
+ Cập nhật danh sách KCB ban đầu cho người lao động, đảm bảo mọi chế độ đãi ngộ được thực hiện theo đúng luật và qui định của IVB.
+ Lập báo cáo nhân sự cho Hội sở: thay đổi nhân sự (thai sản, nghỉ việc, nghỉ hưu, hủy hợp đồng …), tổng hợp nhân sự và sơ đồ tổ chức
+ Thường xuyên cập nhật tình trạng thông tin hồ sơ nhân sự tại Đơn vị
+ Những nhiệm vụ khác: Thực hiện các công việc khác liên quan công tác hành chính – nhân sự theo phân công của Lãnh đạo Chi nhánh
